Meer
Publicatiedatum: 04-12-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

Doelstelling van deze paragraaf is inzicht geven in de aandachtspunten van de bedrijfsvoering in 2020.

Organisatieontwikkeling GroeiMee!

De gemeente van vandaag is in beweging. Dat moet ook wel. Ontwikkelingen in de samenleving, decentralisatie van overheidstaken, digitalisering én slimmer met de beschikbare middelen omgaan vragen om een andere manier van werken. Een manier van werken die bijna altijd samenwerken is. Daarbij is niet langer de werkelijkheid van de eigen organisatie leidend, maar het effectief organiseren van oplossingen.

Dit alles vraagt om een groot verbindend vermogen van gemeenten, om te zorgen dat inwoners en organisaties zich betrokken voelen en ‘partners’ worden bij de aanpak van maatschappelijke problemen. Maar het vraagt ook om een nieuw organiserend vermogen: het vermogen om te organiseren in flexibele netwerken, met wisselende rollen en partners. Niet meer wat je als losstaande speler bent bepaalt je identiteit en je slagkracht, maar de veelheid, variëteit en effectiviteit van je verbindingen met anderen.

Bij de veranderende omgeving past een gemeentelijke organisatie, die de behoeften en opgaven uit de samenleving als uitgangspunt neemt voor haar handelen. Daarvoor hebben we een slagvaardige en flexibele organisatie nodig, die maximaal gebruik maakt van de kennis en kunde in de samenleving en die duurzaam met middelen omgaat en kosteneffectief werkt. Een organisatie die functioneert als een netwerkorganisatie en in verbinding staat met de samenleving. Dat is een permanent proces van doorontwikkeling van de organisatie.

Om deze uitdaging het hoofd te kunnen bieden, zijn we in 2016 gestart met het organisatieontwikkelingstraject GroeiMee! Destijds is gekozen voor een organisch en praktisch ingestoken proces,  waar we allemaal een steentje aan bijdragen. Het college door richting te geven, zorgvuldig en transparant te handelen, vertrouwen te geven, lef te tonen. Managers door te inspireren, stimuleren en faciliteren. Medewerkers door te delen, te durven experimenten en al werkend te leren. De afgelopen jaren zijn er mooie stappen gezet.  Nu is het moment gekomen om meer te focussen en iets meer structuur te geven aan het vervolg. Daarvoor is in 2019 een routekaart ontwikkeld, die in 2020 wordt uitgewerkt. De routekaart beschrijft in praktische stappen waar de organisatie nu staat, waar ze naartoe wil en welke acties ze daartoe concreet moet ondernemen in 2020. 

Organisatie / HRM

De gemeente wil een aantrekkelijke werkgever zijn; voor toekomstige en zittende medewerkers. 

Ook in 2020 zetten we hier sterk op in. We gaan andere vormen  van werving en selectie inzetten om de juiste kandidaten voor vacatures te vinden. En we verbeteren het introductieprogramma zodat nieuwe collega’s zich welkom voelen, snel en productief kunnen meedraaien en daarbij over de juiste kennis beschikken. 

In een netwerkorganisatie liggen verantwoordelijkheden laag en leveren medewerkers/teams vanuit eigen talenten en deskundigheden hun toegevoegde waarde aan de opgaven van Gooise Meren. Thema’s als sturing en eigenaarschap zijn hierbij van belang. We  stimuleren medewerkers om zich te blijven ontwikkelen en om duurzaam inzetbaar te zijn en te blijven. Opleiding, coaching en begeleiding spelen hierin een belangrijke rol.

In 2020 optimaliseren we ons HR instrumentarium om het werken in een netwerkorganisatie te ondersteunen en daarmee het zijn van een aantrekkelijk werkgever te versterken. Bovengenoemde elementen nemen we daarin mee. Daarnaast is in 2019 een Risico Inventarisatie en Evaluatie inclusief een Psychosociale Arbeidsbelasting onderzoek uitgevoerd. Dit heeft ons inzicht gegeven in de belangrijkste verbeterpunten om het verzuim te verminderen en de inzetbaarheid van medewerkers te vergroten

Tot slot starten we in 2020 met strategische personeelsplanning en het introduceren van een flexibele schil.

De genoemde ontwikkelingen vinden binnen de reguliere budgetten plaats.

Informatisering & Automatisering

Onze ambitie is om de dienstverlening te laten aansluiten bij zowel de verwachtingen van onze inwoners en ondernemers als aan die van onze medewerkers. De uitvoeringsdoelen voor 2020 sluiten daarom aan bij de jaaragenda van VNG Realisatie en richten zich op de doorontwikkeling naar één digitale overheid en het verder digitaliseren en automatiseren van de dienstverlenings- en bedrijfsvoeringsprocessen.  Speerpunten voor 2020 zijn het verder invulling geven aan het formuleren, monitoren en sturen op kernprestatie-indicatoren en het treffen van de laatste voorbereidingen voor aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet.

We blijven kostenbewust investeren in een moderne, betrouwbare, en veilige informatievoorziening. Om deze kostenbewustheid te objectiveren wordt gebruik gemaakt van de benchmark ICT (Informatisering & Automatisering). Hieruit blijkt dat Gooise Meren ruim onder de gemiddelde ICT kosten scoort. Echter in het transitietijdperk van digitalisering en informatisering is het zaak voldoende vooruit te blijven kijken. De gelijkwaardige samenwerking met de gemeente Hilversum op ICT gebied wordt daarom in passend tempo en op basis van meerwaarde uitgebreid. Na de gedeelde ServiceDesk, een gedeelde ICT backup- en uitwijkvoorziening en een gezamenlijke glasfiber, is de volgende stap een gedeeld datacentrum. Hierdoor wordt goed geanticipeerd op de wedloop van steeds toenemende complexiteit.

Informatieveiligheid en privacy

De BIG wordt in 2020 vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO legt meer nadruk op risicomanagement dan de BIG. Aan de hand van een GAP-analyse wordt vastgesteld welke maatregelen al in de organisatie aanwezig zijn en welke nog niet. Een overzicht van de benodigde maatregelen zal in een informatiebeveiligingsplan worden opgenomen, waarna implementatie volgt.

Met het opstellen van een overkoepelende gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid, op basis van de BIO, worden de belangrijkste informatiebeveiligingsbeleidsuitgangspunten, 'het wat en waarom' en verantwoordelijkheden beschreven.

Ook vindt in 2020 zowel de horizontale (= de interne verantwoording vanuit het College van B&W aan de gemeenteraad) als de verticale (= de tweedelijnstoezichthouders, zoals BZK en SZW) verantwoording plaats via ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

De (meerjarige) bewustwordingscampagne informatieveiligheid en privacy wordt voorgezet, met als einddoel medewerkers 'bewust bekwaam' te maken.

Met de implementatie van de AVG is al veel gerealiseerd, maar met het VNG Borgingsmodel beseffen we dat er nog veel te doen is. Dat betreft dan de onderdelen beleid, processen, organisatorische inbedding, rechten van betrokkene, samenwerking, beveiliging en verantwoording. Om de awareness rond de AVG zo breed mogelijk in de organisatie gestalte te geven, ligt er een advies om per afdeling zogenaamde privacy ambassadeurs aan te wijzen (door de lijnmanagers). Deze mensen zijn het AVG-aanspreekpunt voor de afdeling en voeren enkele nevenwerkzaamheden (zoals bijhouden register van gegevensverwerkingen) uit. 

Control

Control is het geheel van activiteiten dat in het teken staat van het verschaffen van kaders waarbinnen gehandeld wordt, het signaleren en adviseren over afwijkingen en het rapporteren over de bereikte resultaten ten opzichte van de kaders. Simpel gezegd: ‘control is beheersing’. Doel is een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende totstandkoming en uitvoering van beleid. In 2020 worden de volgende zaken verder opgepakt:

  • De rechtmatigheidsverklaring zal met ingang van het boekjaar 2021 een feit zijn. Het college moet vanaf dat moment zelf, in plaats van de accountant, verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. In 2020 wordt er verder gewerkt aan de voorbereidingen om dit mogelijk te maken. Voorbereidingen betreffen onder andere heldere kaders waarbinnen het college een verklaring kan afgeven en de professionalisering van de interne beheersorganisatie.
  • Er wordt verder ingezet op het versterken van het risicomanagement als onderdeel van interne processen en op strategische onderwerpen.