Paragraaf Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering binnen Gooise Meren is gericht op het bewaken van een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende totstandkoming en uitvoering van beleid. 

1.  Personeel en organisatie

We blijven in 2025 investeren in aantrekkelijk werkgeverschap, doelgerichte werving en het inzetten op ontwikkeling, scholing van (nieuwe) medewerkers, waarbij werkgeluk van onze medewerkers een belangrijk thema is. Het is een uitdaging om medewerkers te vinden, te behouden, door te laten stromen en op te leiden. Dit blijft een belangrijke randvoorwaarde om te kunnen doen wat we hebben afgesproken in deze begroting, zonder medewerkers geen producten en diensten. Daarbij moet er een evenwicht zijn tussen de voorgenomen werkzaamheden en het aantal beschikbare medewerkers. Bij een juiste balans met een gezonde werkdruk en voldoende capaciteit in een organisatie waar het fijn is om te werken, kunnen we onze begrotingsdoelen waarmaken.  
De 60.000+ gemeente die we inmiddels zijn, maakt ook dat we moeten kijken bij welke functies de complexiteit en de vraag van onze medewerkers is toegenomen en wat hiervoor de structurele gevolgen voor de begroting vanaf 2025 zullen zijn. 

Verhoging personeelsbudget
In de begroting 2025 wordt het personeelsbudget met € 3,8 miljoen verhoogd als gevolg van formatieve ontwikkelingen, loonontwikkelingen (CAO) en het zijn van een 60.000+ gemeente. De formatieve ontwikkelingen zijn circa 10 fte. Bij de opstelling van de perspectiefnota is dit al grotendeels verwerkt en daarom nu niet meer afzonderlijk benoemd. 

Aantrekkelijk werkgeverschap 
We willen ons in 2025 positief blijven onderscheiden als aantrekkelijk werkgever in deze regio. We willen ons hierbij richten op de latent werkzoekende; iemand die niet actief op zoek is naar werk, maar wel openstaat voor iets nieuws als zich een mooie kans voordoet.
We willen ons onderscheiden door ons actief aan de markt te laten zien, vooral via onze collega’s. Zij zijn ambassadeur van onze organisatie en weten het beste het verhaal achter Gooise Meren te vertellen. Waarom hebben zij ooit voor Gooise Meren gekozen en wat maakt hun werk zo leuk? Zij nemen je mee in het “Gooise Meren-effect”.
Eind 2024 wordt er een nieuwe werkenbij-site gelanceerd, waarbij de communicatie veel meer “human interest” ingestoken wordt. Er komen in de loop van 2025 interviews, foto’s, video’s en quotes van collega’s op te staan die het verhaal over Gooise Meren vertellen. Daarnaast verspreiden we deze verhalen via onze eigen netwerken (o.a. LinkedIn) en willen we ook persoonlijke kennismakingsdagen organiseren.
Door structureel en actief te communiceren met de arbeidsmarkt zullen we meer nieuwe sollicitanten aantrekken. Naast het extern aantrekken van nieuwe krachten, wordt ingezet op het behoud van huidige talentvolle medewerkers door het creëren van meer doorstroommogelijkheden. Ook wordt de vitaliteitsregeling voorlopig doorgezet om ervoor te zorgen dat oudere medewerkers op een fijne, gezonde wijze kunnen toewerken naar hun pensioen.

Verzuim 
Er is de afgelopen jaren ingezet op verlaging van het verzuimcijfer, dat in 2023 6,7% bedroeg. Dat is hoger dan het landelijk gemiddelde voor gemeenten met 50.000 – 100.000 inwoners. Op afdelingen waar minder regelvrijheid is qua werkzaamheden en uren indeling, is het verzuim hoger. We gaan gericht met deze afdelingen en in afstemming met onze arbodienst aan de slag. Het streven blijft qua verzuimcijfer uit te komen op (of onder) de gemeentelijke verzuimnorm voor een gemeente van onze omvang. Dat was in 2023 5,4%.

Inhuur
Het beleid en het streven is om taken met eigen personeel te vervullen en het budget (salaris budget of projectbudget) leidend te laten zijn. Wanneer dit niet mogelijk is, vindt inhuur plaats. Daarom vindt inhuur dan ook plaats in geval van specifieke vacatures, incidentele ondersteuning, niet aanwezige expertise, projecten en vervanging in verband met ziekte of andere reden. In 2023 is 13,9% van de totale loonkosten uitgegeven aan externe inhuur.  Dit is onder het landelijke gemeentelijke gemiddelde van 21,9% in 2023.

Banenafspraak en inclusie 
Vanuit de Banenafspraak heeft Gooise Meren de opdracht om een minimum aantal fte (1 fte is binnen de banenafspraak 25,5 uur per week) in te vullen door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In 2024 is 11 fte ingevuld door mensen die in het doelgroepenregister zijn opgenomen, waarmee Gooise Meren het quotum van 16,8 fte niet haalt. Wel is er in 2024 1,4 fte meer in de reguliere formatie opgenomen dan in 2023. Voor 2025 blijft het streven om aan de banenafspraak te voldoen.

2.  Informatisering & Automatisering

Vervanging kernapplicaties
Met de komst van de Omgevingswet is ook het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) in gebruik genomen. Omdat het contract met de huidige softwareleverancier afloopt, wordt dit jaar een Europese aanbesteding gestart voor software voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en ruimtelijke ordening.
In navolging van de vervanging van de AV-apparatuur in de Raadzaal en de andere vergaderzalen die voor politieke avonden worden gebruikt, publiceren we een Europese aanbesteding voor de vervanging van het Raadsinformatiesysteem.

Voorbereidingen nieuwe werkplek
De behoefte aan hybride werken is groot en continu in beweging. Ontwikkelingen als cloud-computing, generatieve AI en cybercrime zorgen ervoor dat we steeds nieuwe eisen stellen aan de ICT omgeving. Om blijvend te voldoen aan deze eisen zijn we in 2024 gestart met de voorbereidingen voor het creëren van een nieuwe werkplekomgeving. Doel is om in 2025-2026 een nieuwe omgeving in gebruik te nemen die de gebruikerservaring verbetert en gelijktijdig veiliger en robuuster is.

Common Ground
Het landelijke VNG-programma Common Ground beschrijft een flexibel en eenvoudig ingerichte informatievoorziening die een moderne manier van gegevensuitwisseling mogelijk maakt. Wij werken toe naar een flexibele en schaalbare informatievoorziening volgens de principes van Common Ground. Hiermee kunnen wij onze bedrijfsvoering en dienstverlening aan burgers ingrijpend verbeteren. Vanuit het VNG-programma Mijn Services werken we samen met andere gemeenten verder aan de ontwikkeling van verschillende digitale services zoals een track-and-trace systeem en een Mijn-omgeving.

Datagedreven werken
We blijven inzetten op een datagedreven organisatie waarbij het gebruiken van data analyses steeds meer onderdeel is van het dagelijkse werk. We integreren nieuwe informatiebronnen in ons datawarehouse om waardevolle inzichten te verkrijgen, data analyses uit te voeren en dashboards te ontwikkelen.

GGI-Netwerk
Een belangrijk onderdeel van de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) is GGI-Netwerk: een besloten en beveiligd landelijk datanetwerk voor gemeenten. Het GGI-Netwerk zorgt voor veilige dataconnecties met andere overheden en cloud-leveranciers, waardoor samenwerken tussen gemeenten en andere overheden beter, veiliger en gemakkelijker wordt. In 2025 ronden we de aansluiting op het GGI-netwerk af.

3.  Informatieveiligheid en privacy

Informatieveiligheid
Informatieveiligheid is een onderwerp dat in toenemende mate aandacht van de maatschappij vraagt. Zo ook voor de gemeentelijke organisatie. De (digitale) wereld verandert snel en dreigingen nemen toe. De komst van Artificial Intelligence (AI) zal de komende jaren een grote rol gaan spelen bij de toename van dreigingen.

De beveiliging van gemeentelijke (informatie)systemen en gegevens wordt gerealiseerd door middel van de controles en maatregelen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De vanuit Europa geïnitieerde Network and Information Security directive 2 (NIS2) fungeert hierbij als aanvulling op de BIO.

Onze aanpak voor de implementatie van de BIO is altijd risicogestuurd geweest. Het volledig naleven van beide normenkaders is een omvangrijke en complexe opgave voor de gemeentelijke organisatie. Ons doel is om in 2025 BIO-conform te zijn en om de belangrijkste aanvullingen uit de NIS2 projectmatig op te starten. Hierbij maken we gebruik van een Information Security Management System (ISMS) om ondersteuning te bieden en de continuïteit te waarborgen.

In 2025 vindt er zowel de horizontale (= de interne verantwoording vanuit het college aan de gemeenteraad) als de verticale (= de tweedelijnstoezichthouders, zoals ministerie van BZK en SZW) verantwoording plaats over de informatiebeveiliging van gemeente Gooise Meren. Dit gaat via de vragenlijst ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) en door middel van uitvoering van audits. Vanuit wetgeving komt hier een aanvullende audit bij. Het is nog niet bekend hoe dit eruit gaat zien en wanneer deze audit gaat plaatsvinden. 

Menselijk handelen vormt vaak de zwakste schakel in informatieveiligheid. Het team Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P) speelt hier continu op in door de bewustwording over informatiebeveiliging binnen de organisatie te vergroten. Dit gebeurt met diverse (communicatie)middelen, zoals workshops, trainingen, bezoeken van een mystery guest en berichten op intranet. In 2025 wordt deze aanpak voortgezet, met als doel medewerkers voortdurend te trainen op dit gebied.

Ook in 2025 staan er een aantal penetratietesten, security reviews en onderzoeken op de planning. Hiermee wordt bekeken op welke vlakken de organisatie kwetsbaar is, om vervolgens passende maatregelen te treffen. Ontwikkelingen op het gebied van algoritmes, AI, cybercrime en andere mogelijke risico’s worden nauwlettend gevolgd.

Hoewel Gooise Meren continu bezig is met het verbeteren van informatieveiligheid, is het onmogelijk om alle risico’s volledig af te dekken. 

Privacy
De AVG verplicht tot het aantoonbaar treffen van beheersmaatregelen om privacy en gegevensbescherming te borgen. Onvoldoende naleving kan leiden tot sancties, reputatie- en imagoschade van de gemeente en schadeclaims van gedupeerden.

De onafhankelijk toezichthouder van de gemeente (de Functionaris Gegevensbescherming (FG)) heeft opgemerkt dat Gooise Meren in 2024 wederom vorderingen heeft gemaakt op dit gebied. Er is geïnvesteerd in het borgen van kennis en verantwoordelijkheid op de afdelingen. Er is een start gemaakt met het updaten van inmiddels verouderde processen, het register van verwerkingen, beleidsdocumenten en het opstellen van privacy verklaringen, het past de ontwikkeling naar privacy volwassenheid hier in 2025 verder uitvoering aan te geven.

Gooise Meren heeft voldaan aan de wettelijke audit verplichtingen betreffende de Wpg (Wet Politiegegevens), de verbeterpunten die daarbij zijn aanbevolen zijn geprioriteerd en worden opgevolgd. Voor de nieuwe audit reeks is een onderhandse aanbesteding uitgevoerd (de jaarlijkse interne audit en éénmaal per 4 jaar een externe audit). Het is zaak de daarbij geconstateerde verbeterpunten uit te voeren.

De gemeente heeft bescheiden vorderingen gemaakt voor het uitvoeren van de wettelijk verplichte DPIA’s. Het up to date register van verwerkingen geeft aan welke verwerkingen een “hoog risico” hebben en waarvoor een DPIA verplicht is. Om hier het gewenste tempo in aan te brengen kan inzet van een externe specialist worden overwogen.

4. Wet Open Overheid (Woo)

Voor de uitvoering en implementatie van het actief openbaar maken van documenten heeft de gemeente geld ontvangen via de algemene uitkering. 
De informatiespecialisten hebben budget nodig voor deze implementatie. De gemeente heeft aansluiting  gemaakt bij het Roo (Register voor overheidsinstanties). Voor het zaaksysteem is een module aangeschaft voor het publiceren op open.gooisemeren.nl. Deze wegpagina wordt samen met communicatie ingericht. De te publiceren documenten kunnen indien nodig in het zaaksysteem worden geanonimiseerd. Hiervoor is voor het zaaksysteem een anonimiseringssoftware aangeschaft. Om de medewerkers te betrekken bij het actief publiceren wordt er op verschillende manieren voorlichting gegeven. Voor de burger wordt ook een voorlichtingscampagne gemaakt. 

De gemeente moet er rekening mee houden dat de partijen van de gemeenschappelijke regelingen geld uit het budget nodig hebben voor hun actieve openbaarmaking van hun documenten. Zij hebben daar recht op, omdat zij geen geld uit het gemeentefonds krijgen.

In de begroting 2025 is rekening gehouden met een bedrag van € 156.000.

1. Doelmatigheid en doeltreffendheid
Om vast te stellen of gevoerd beleid doelmatig en doeltreffend is uitgevoerd zijn er indicatoren ontwikkeld waaraan het beleid kan worden getoetst en worden er diverse onderzoeken uitgevoerd. 

Indicatoren
Om de effectiviteit van ons beleid te meten, hebben we indicatoren ontwikkeld waaraan we het beleid toetsen. In voorgaande begrotingen hadden we al een aantal eigen indicatoren opgenomen. In deze begroting hebben we voor programma 1 en 2 ook eigen indicatoren toegevoegd op het gebied van gezondheid, welzijn, jeugd en onderwijs. Het is de bedoeling om voor elk programma in ieder geval één eigen indicator te hebben, die inzicht geeft of we richting het gewenste effect gaan. Bij het opstellen van nieuw of herzien beleid bepalen we relevante indicatoren om de effecten ervan te monitoren. Het is niet altijd mogelijk om goede effectindicatoren te benoemen, omdat het soms erg lastig meetbaar is. 

2. Rechtmatigheid
Voor de Jaarstukken 2023 heeft het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. In 2025 zal er weer een verantwoording worden opgesteld over het boekjaar 2024. Hierbij zal er ook meer aandacht worden besteed aan het rechtmatigheidsonderdeel misbruik en oneigenlijk gebruik. 
De kaderstelling voor de rechtmatigheid is gegeven in wetten en verordeningen die in het normenkader zijn opgenomen. Het normenkader wordt jaarlijks door de raad vastgesteld. Team Control monitort en toetst of de uitvoering van alle financiële beheershandelingen voldoen aan dit normenkader. Alle rechtmatigheidsbevindingen over 2024 boven de rapportagetolerantie van € 70.000 worden in de Jaarstukken 2024 in de paragraaf bedrijfsvoering verantwoord.